会议预约系统如何控制企业成本

原标题：会议预约系统如何控制企业成本

会议室预约管理系统位于硬件和软件的交汇处---一方面是会议室预约显示，另一方面是与日历和会议室分析集成的软件。专业的会议室预约系统使企业管理者能够规划未来的利用率，让员工更好地利用可用空间。它们提供关于办公资源被占用频率的重要数据，帮助规划可能的扩展，并使所有人的工作日更有效率。但是，这些无缝支持业务运营的系统是什么，它们是如何工作的？

什么是会议室预约系统？

会议室预约系统为在办公室或共享工作空间中预订会议室提供了简单的工具。他们维护一个集中的数据库，其中包含有关所有可以预订的办公资源的信息，例如可用办公资源的数量、它们的当前状态（空闲或占用）以及可供将来使用的空位。简而言之，会议室预约程序通过促进预订会议室的过程为工作场所带来结构。

通过保持办公资源可用性的实时时间表，预约程序有助于避免不幸事件，例如没有可用办公资源或重叠预订。该软件提供所有可用办公资源的共享视图，显示它们是否正在使用或在未来的特定时间被占用，并且通常与其他硬件配对 - 例如放置在办公资源前面的显示屏显示当前和未来的使用。

由于预约程序与日历和电子邮件软件的集成，组织者和参与者可以查看或管理详细信息，例如时间和地点，并发送电子邀请。此外，企业管理者可以随时获得准确和最新的公司资源利用率视图。使用权限设置，他们可以限制对预约工具的访问，以避免混淆并确保在需要时适当使用资源。

简而言之，会议室预约程序提供可用会议室的概览，与员工的日历和电子邮件工具同步，使他们能够预订可用会议室并邀请参与者，并为企业管理者提供修改用户权限的工具。

会议室类型

人们可能会认为，鉴于当今生活的快节奏，人们开会的时间越来越少。这与事实相去甚远。组织继续具有令人难以置信的信息密集型和协作性，并且对会议室的需求不断增长。但是什么是会议室？它是一个配有一张长桌子和很多椅子的空间吗？或者角落里有豆袋和乒乓球桌？嗯，答案是：两者都有。有不同的办公资源类型可用于会议，例如......传统

的会议室，有一张大长方形桌子，上面至少有 10 把看起来很正式的椅子。不幸的是，这种设置往往会在参与者之间造成相当大的距离。这样的办公资源非常适合每月召开董事会会议，但不适用于只有少数参与者的普通会议。然而，1-2 人坐在一个适合 10 人以上的办公资源里的情况并不少见……

然后就是huddle room或 huddle space。这些是只能容纳少数人的小型私人空间。它们非常适合快速、即兴的会议和协作工作。多个小办公资源比几个大会议室更节省空间。然后，员工可以选择他们最喜欢的人——这只会有助于提高整体工作满意度！

为避免在开放式办公室打扰同事，员工必须能够进入隔离区域进行电话或在线会议。进入电话亭/电话亭。电话亭是一个可以隔绝噪音的小空间，非常适合打电话和视频会议。一个人可以在不打扰任何人的情况下私下交谈。

这个怎么运作

高效的会议室预约软件可帮助员工轻松访问所需的办公资源，同时最大限度地利用办公室空间。它通过将办公系统（例如Microsoft Exchange 、Office 365、OA、OUTLOOK等等）与物理设备（会议室电子门牌）连接起来来实现这一点。那么，你所要做的就是……

找个办公资源。会议室电子门牌是会议室外的屏幕，用于指示其可用性（例如，通过不同的颜色）并防止正在进行的会议受到干扰。他们还可以显示正在进行和即将举行的会议的持续时间。

报到。通过启用签到功能避免未出现或“幽灵会议”（没有人出现的空预订办公资源）。如果在一定时间内没有“登记”会议，预订将被取消，办公资源将可用。

释放空间。不再需要办公资源？没问题。如果会议提前结束，您可以释放会议室并在会议室显示屏上为其他人腾出空间。如果会议花费的时间超出预期，您也可以延长预订时间（只要之后没有人预订）。

会议综合屏。一个屏幕上显示多个会议室，让每个人都能即时了解预订的办公资源并节省时间，因为他们不必亲自去寻找一间。

使会议易于查找、预订和安排

到达已被其他人使用的预订办公资源或有人在您的办公资源外逗留可能会对您的工作效率产生负面影响。这种情况会导致会议室的不健康竞争，导致超额预订、设置重复会议和提前预订办公资源。是时候减少摩擦并确保会议是关于协作而不是竞争的了。

无限定制

办公资源显示屏可帮助员工查看办公资源可用性，在可视平面图上搜索办公资源，甚至直接在显示屏上进行预订。它们可以与现有电子邮件客户端的日历集成——因此，如果您在日历上预订办公资源，它也会显示在办公资源显示屏上，反之亦然。有些提供电话应用程序来补充办公资源显示，因此用户可以随时随地预订办公资源。

快速实施

新技术可能会让人觉得具有挑战性，但会议室预约程序通常很容易实现！为确保您的数字化转型成功，请制定实施计划以让员工熟悉它。让他们询问有关新预约系统的任何问题，并向他们展示它如何改善他们的工作日。

专注于重要的事情，而不是办公资源物流

Outlook或企业微信日历等电子邮件客户端不适用于实体会议预订。电子邮件客户端无法自动处理最后一分钟的取消和未出现；会议组织者必须返回他们的计算机以取消预订。预约程序可以弥合数字世界和物理世界之间的差距，让员工专注于工作，而不是搜索和管理办公资源。

根据数据做出决定，而不仅仅是本能

工作场所分析工具（包含在会议室预约软件包中或作为附件提供）可帮助您根据办公资源利用率、每月会议次数、平均会议持续时间和与会者人数等数据识别模式。这些见解可以帮助您优化现有空间并指导未来的办公室设计，并完全消除猜测！

发现更多空间

会议室的竞争可能是个问题。一个促成因素是可用的办公资源（由于没有出现）但在日历上被占用，因为人们忘记取消他们的预订。其他因素包括定期会议（办公资源预订仍在日历上），以及员工使用不同日历系统的共享办公空间中的双重预订。预约程序可以提供帮助。

如何选择会议室预约程序

在比较会议室预约解决方案时，需要考虑许多关键特征。让我们将它们分成软件和硬件以使事情变得更容易：

软件--GOODEEY会议预约软件

用户界面。会议室预约程序的可用性非常重要。检查您选择的预约程序是否直观，以及您是否可以看到未来的预订。密切关注信息在屏幕上的显示方式——是否易于理解？

签到功能。增加办公资源可用性并避免闲置办公资源就这么容易！您需要做的就是让参与者在他们到达时签到他们的会议。否则，他们会在一定分钟后失去预订，而另一名员工可以预订办公资源。

扩展/结束早期功能。有时你需要额外的几分钟来结束。延长会议功能（在办公资源显示屏和应用程序上）应该可以让您为预订增加额外的时间。如果您提前结束，提前结束功能也应该让其他人可以使用办公资源。

平面图。办公室平面图的交互式地图非常适合拥有许多办公楼和会议室的公司，因为它们提供了整个空间的概览。它们可用于查找和预订可用的会议室，并帮助来自其他办公室的访客或员工自行导航。

硬件

会议室电子门牌。多尺寸的屏幕，可以显示任何类型的内容。它连接到内容管理系统或发送要显示的数据的软件。一种常见的会议室电子门牌是放置在会议室外以指示可用性的会议室显示器。

触摸屏或传统屏。没有触摸屏的显示器只能显示信息，但不能与之交互。另一方面，通过触摸屏，您可以现场预订会议室并更改现有预订。谈论办公资源管理系统的全部潜力！

连接性。虽然许多办公资源平板电脑由电池供电并连接到 WiFi，但一些办公资源显示器还支持 PoE（以太网供电），其中网络电缆兼作电源。无需再为电池充电，互联网连接往往更可靠！此外，PoE 通常更快、更安全。

我们知道会议室可能会成为工作场所沮丧的根源，但不一定非要如此。使用GOODEEY，您可以开始充分利用您的会议空间。企业微信、钉钉、OA以及OUTLOOK集成使员工可以轻松地在几秒钟内使用办公平台预订会议室，会议室综合屏显示所有办公资源的使用状态---轻松一目了然地查看哪些办公资源可用！